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江西应用工程职业学院公务卡管理办法(试行)

信息类别: 网络公告     发布系部: 党委办公室     发布人: 刘湘力     发布时间: 2013/2/6 14:12:27


江西应用工程职业学院公务卡管理办法(试行)

 

第一条    为进一步配合国库集中支付制度改革,加强学院对公务卡的内部管理和控制,规范公务卡使用和报销程序,根据《江西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》、《江西省财政厅关于加强使用公务卡结算的通知》等规定,结合学院实际情况,制定本办法。

第二条    公务卡的性质和办理范围

(一)本办法所称的公务卡,是指中国工商银行向财政预算单位在编、在职的正式工作人员发行的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用(贷记)卡。在职职工每人只能办理一张公务卡,在职职工新增或调动、退休时,应及时办理公务卡的申领或停止使用等手续。平常采用“银行授信额度,个人持卡支付,单位汇总报销还款,财政实时监控”的操作方式。公务卡实行“一人一卡”实名制管理,持卡人承担相应法律责任。

   (二)公务卡办理的范围为因公务支出较为频繁的学院职工。

第三条    公务卡的使用和管理

(一)公务卡只限本人使用,实行额度管理,。根据持卡人所办理的公务消费量不同,我院公务卡的信用额度设定于1—2万元(人民币)。其中:一般员工1万元、中层以上干部2万元。

(二)公务卡主要用于因学院公务活动开支的支付结算。公务活动发生后,持卡人应及时到院计财处办理报销手续。

(三)持卡在执行公务中原则上不允许通过公务卡透支提取现金。确有特殊需要,就事前经过计财处处长批准,未经批准的透支提现业务所产生的手续费等费用由持卡人承担。

(四)公务卡遗失或毁损后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,并通过计财处及时通知发卡行维护公务卡管理系统。

(五)持卡人因调离、退休等原因离开原岗位时,就按要求及时还清债务结清余额、办理公务卡注销手续。

(六)组织人事处应及时将在职人员信息变动情况通知计财处,由计财处通知发卡银行办理公务卡注销手续。

第四条    公务卡结算业务的范围

公务卡结算业务范围。主要是原使用现金结算的公用经费支出,包括办公费、差旅费、培训费、邮电费、会议费、招待费、劳务费和原使用转帐支票结算的1万元(以人民币为单位,下同)以下的零星修缮、设备购置费、物业费、印刷费、会议费、水费、电费、维修费等。

第五条    公务卡结算的报销原则

(一)实行公务卡结算方式后,凡具备刷卡业务的公务活动,必须使用公务卡结算。

(二)使用公务卡结算方式民不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。

(三)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡交易凭条(POS机小票)和相应的原始发票。

(四)因受刷卡环境的限制,职工需预借现金办理公务,或已在公务活动中垫付现金的,计财处一律通过个人公务卡办理预借现金或报销还款业务。

(五)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

1、使用公务卡用于个人消费行为导致的一切责任;

2、报销费用与提供的报销凭证、公务卡刷卡交易凭条(POS机小票)不符的;

3、因持卡个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,超过免息期后发生的银行罚息、滞纳金等费用;

4、因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

5、消费后无交易凭条或发票等形成的支出;

6、持卡人未经批准透支提取现金所产生的手续费、利息等;

7、其他不符合(如汽油款、汽车保险等属政府采购目录)财务管理规定要求的或超出标准的消费。

第六条    公务卡结算的报销程序

(一)持卡人的差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,应在公务卡信用额度内,通过公务卡结谑,并索取发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(POS机小票)

(二)持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,在免息还款日前7天将公务消费的发票和经本人签字的公务卡消费交易凭条(POS机小票),按财务报销审批程序办理报销手续。必要时,报销人还需提供购物明细或消费清单。不符合报销条件的部分,由持卡人自行偿还。我院职工公务卡银行账单日为每月1日,最后还款日为25日。因此,免息还款期最短25天,最长56天。

(三)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人通过传真等书面方式或委托本部门其他人员向财务处提供必要的信息,填制正式借款单,按借款审批手续办理借款手续,持卡人回单位后及时补办报销手续。

(四)会计人员根据持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(POS机小票),报销单据及审批手续等进行审核,登陆公务卡支持系统,查询持卡人提供的消费信息,核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销,并通过公务卡办理结算业务

第七条    严禁持卡人违规使用公务卡。持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡,对恶意透支、拖欠还款所产生的后果由持卡人负责,学院不承担由此引发的任何责任。

第八条    各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出在规定范围之内。

第九条    每年12月1日以后发生的公务卡消费,必须通知财务部门同意方可消费,以避免因单位零余额账户上资金不足无法还款而产生罚息。

第十条    本办法自自发布之日起实施。

第十一条    本办法由院计财处负责解释。