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江西应用工程职业学院财务报账制度

信息类别: 校内公文     发布系部: 财务处     发布人: 余丽娟     发布时间: 2021/5/14 8:30:01


第一条  为进一步加强财务报账管理,规范学院教职工报账行为,根据国家相关的财务管理规定、文件,结合我院实际情况,特制定本办法。

 

第二条  报账流程:

1、报账人提供报账所需的合法票据,按规定粘贴票据,并填写相应报销凭证;

2、办理验收证明手续,业务经办人、验收(证明)人应在报账凭证上签字,部门(项目)负责人审批意见;

3、部门分管院领导审批意见;

4、会计审核原始凭证,签字确认金额;

5、分管财务院领导审批意见;

6、记账凭证经复核凭证后办理资金划拨手续

注:

除日常工资性支出和批量奖助学金外支出金额在10万以上的,须填写《大额资金支付执行单》,由院长审批;

“三公经费”支出,须由院长审批。公务需接待的,派出单位应当向接待单位发公函,告之时间、行程、目的和人员等内容。对临时性工作来不及出具公函的,可做好电话记录,详细记录来电人姓名职务、来电时间、来电内容等,按程序报批后做好接待工作。邀请专家学者参加学术会议、举办讲座、交流指导学科建设等,对方单位出具公函有困难时,邀请函、会议通知等可视作公函。同城开展公务活动时,一般不安排工作餐;确需安排用餐的,派出单位应出具公函,接待单位可以按照公务接待规定安排工作用餐,用餐地点原则上安排在单位食堂。同时,要严格执行有关规定,严禁非因公务活动或者假借公务活动名义同城吃请;

任何一项预算外费用需要经过班子会审批后才可执行,每月2-26日可报销,年终前十天暂停报账,年后财政相关指标下达后可报销。

 

第三条  原始票据报销要求

(一)发票必须为财政部(厅)或税务局监制的合法、有效的票据。发票抬头必须为江西应用工程职业学院、纳税人识别号必须填列:12360000F37957657Y、地址电话:江西萍乡安源区高坑镇周家坊 0799-2182207、开户行及账号:中国农业银行股份有限公司萍乡开发支行 14300901040014595、清算行号:103423030094

(二)如购买物品较多不能在发票上直接填列物品名称、数量、单价的,需附销货单位出具的盖有销货单位公章或发票专用章的购物清单。清单开具时必须附上税控系统开出的《销售货物或提供劳务清单》,并加盖发票专用章。住宿费发票应须列明住宿天数,如发票上无法注明,应在备注栏中注明,或提供住宿单位开具的住宿清单。

(二)票据内容填写真实、完整,付款单位、开票日期、经济业务内容、数量、单价及金额(金额大小写必须一致)、填制人等。原始票据不得涂改、挖补,如发现有错,应由开票单位重开或更正,更正处应该加盖开票单位公章。若大小写金额有误或涂改,必须重新开具。

(三)各类电子发票均须通过发票查验系统进行查验,并将其打印出来,方可报销。同时需填写“报销电子发票承诺书”,承诺该电子发票只报销一次,并由经费项目负责人签字,方可报销。对弄虚作假,恶意重复打印电子发票报销的,一经发现将进行全通报批评,按有关规定严肃处理。

(四)发票有效期:各类票据报销有效期限一般为六个月,POS刷卡报销为两个月,报销票据原则上当年的票据当年报销,特殊情况可延长至次年第一季度报销。

(五)增值税手工发票、子发票或超过1万元的发票必须在进行https://etax.jiangxi.chinatax.gov.cn/fpcx 或https://inv-veri.chinatax.gov.cn 进行验证,并加盖发票专用章,经办人签字确认。

非税电子发票认证网址:http://59.55.120.163:7018/billcheck/html/index.html

注:大写数字:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

阿拉伯小写金额数字前面均应填写人民币符号“¥”,阿拉伯小写金额数字要认真填写,不得连写分辨不清。

 

第四条  原始票据的粘贴要求及注意事项

原始单据应按经济业务内容分类整理,正面朝上,与“江西应用工程职业学院费用报销粘贴”的左边缘对齐,从右至左鱼鳞式整齐排列,分类粘贴。相关报销材料,需按业务发生的先后顺序整理报账凭据,分类统一粘贴在发票粘贴单上,并列清单据张数、合计金额。粘贴单上填明的单据张数、金额等不得有涂改现象,否则不予受理。

1.每张票据都必须胶水粘牢,不得用订书钉代替;

2.票据分类粘贴,同一类型票据粘贴在一(差旅费按时间进行顺序排列),多张票据粘贴时,确保粘牢票据左上角;

3.注意粘贴票据的美观与整齐。平整粘贴,不要太过密集,以便于会计凭证的装订与保管;在每份粘贴单上,统计出票据张数和票据金额,并自行填写在相应的报销单上。

4.粘贴单粘贴时必须是将发票粘贴在其他附件之前,且只需粘贴票据的左上角。

 

 


 

5.原始凭证必须是原件,财务处不接受复印件作为报销原始凭证(同笔业务第二次及以后付款业务除外)。

 

第五条  报销单的填写和相关要求

填写报销单必须使用蓝黑钢笔或签字笔,字迹清楚,不得使用圆珠笔、铅笔。人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位。填好的报销单如发现金额有错,不得涂改,应重新填写。报销单中的各项内容必须填写齐全

部分报账原始凭证附件的说明

1.差旅费:江西应用工程职业学院出差旅费报销单、交通发票、住宿发票(10以上时需提供酒店的住宿流水清单)、刷公务卡的POS单或公务卡网银明细、出差审批单如参加会议、培训的需附上会议、培训通知或者举办方出具的邀请函差旅费报销需要提供往返票据,只有单程票据报销的需说明情况,差旅费2个月内(假期除外)一定要完成报销手续。如参加会议需要支付会务费,则需要院长审批,会务费需要主要领导签字;

2.培训费:培训审批单、培训文件、培训发票、刷公务卡的POS单或公务卡网银明细、到外地培训产生的差旅费参考差旅费附件说明报账,部门自行组织培训需要有培训通知、实际参加人员签到表、委托协议合同等;

3.费:会议费报销应严格执行《江西省省直机关会议费管理办法》规定,会议住宿费、伙食费和其他费用(其他费用指会议室租金、交通费、文件印刷费等)在综合定额内报销,报销时提供全部材料一次性报销。材料包括:会议审批单、会议通知(包含会议议程)、实际参会人员签到表(含参会人员所在单位、签名等)、费用发票、原始明细单据、支付记录、委托协议合同等;

4.邮电费发票包括邮资、电话费、网络通讯费发票等电话费、网络通讯费的报销需提供实际发生的结算票据,充值业务发票不予报销;邮资:发票、快递单、部门盖章的邮资报销单

5.其他交通费报销其他交通费所需票据包括市内交通费发票、租车费等票据。市内交通费发票报销时需注明时间及事由,如往返地点相同的可进行汇总填报;租车费的报销需提供租车说明及租车合同。

6.因公出国(境)费报销所需材料按审批流程办结的《因公出国申请表》或报上级政府部门审批的上报文件等;邀请函或会议通知,因公护照基本信息页(即照片页)、出入境签证页的复印件;国际机票(发票需提供行程单)、住宿费、会议注册费等有效票据票据或邀请函如是外文的,需单独翻译成中文,由翻译人员签字并加盖单位公章。

7.物采购报账:申请报告、发票、明细单(参数应与合同相符,价格不高于合同价格)、对公账号(零星物品可以是公务卡刷卡POS单)、入库单;

8.印刷品报账:印刷品属于定点采购,申请报告、发票、明细清单、印刷成品照片;

9.宣传横幅海报等制作材料报账:申请报告、发票、明细清单、活动文件、横幅海报等制作材料的照片;

10.科研课题经费报账:科研项目经费审批表,涉及劳务费的需要填报科研项目人员费用发放表(内容包含第三方人员姓名、单位、参与内容、电话、酬金、身份证号、银行卡号)涉及到外地调研的还需提供调研单位的证明;涉及其他方面的与学院报销要求一致。

11.设备(软件)购置费:中标通知书、发票资产验收、领用单、合同

12.修缮费账:修缮申请单、中标通知书(定点零星修缮除外)、工程结算单、验收单、合同、发票等票据。

13.履约保证金质保金退款履约保证金、质量保证金等各类保证金的退还,填写质保金付款申请单经相关职能部门或业务经办单位负责人审批后方可办理。

14.其他相关要求

 票据报销需提供明细清单的有以下:

办公用品、劳保用品、各类实验材料、印刷品、购买书籍等须附明细清单(税务系统中开具)并加盖开票单位发票专用章。明细清单须填写具体品名、单价、数量及金额,且票据金额应与明细清单金额一致。

 经济业务报销时须附经济合同的有以下:

物资采购、委托加工或有偿服务、媒体宣传、基建修缮工程、经济承包租赁、对外合作投资以及须用合同明确双方权利义务关系的经济业务,具体见《江西应用工程职业学院合同管理办法(暂行)》

 经济业务合同有质保金或履约保证金需要转入我院账户的相关规定时,必须在合同签订前或签订当天,将质保金或履约保证金转入我院;经济合同规定分次付款时,必须按合同要求分次付款,不得将多次付款合并为一次进行支付。

 票据报销需提供文件或通知的有以下:

因培训、会议等业务产生的费用

 工会经费的报销要求:

严格按照《江西省基层工会经费收支管理实施办法(试行)》赣工发〔2018〕1号及学院制定的明细标准执行。

 党费经费的报销要求:

严格按照《江西省省直机关基层党组织党建活动经费管理办法》执行。

 指以上未包括的其他业务开支。报销需提供与业务支出相关的发票等费用单据。以上经费支出涉及到购买各类设备、仪器、图书、家俱等物品支出报账,必须按学资产管理办法的要求办理相关的验收手续报销时提供资产入库单、设备验收单等材料后方可按规定办理财务报账。

 

条  经费支出的结算方式

(一)按照国务院《现金管理暂行条例》和《学院公务卡管理暂行办法》的规定,经费支出业务金额在500元(含)以上的,须通过银行对公转账或用公务卡进行结算。列入公务卡强制结算范围的支出,应使用公务卡进行结算。

(二)发放给本校教职工、离退休人员、聘用人员、外聘专家、在校学生的各类薪酬及补助均须通过个人银行账户进行发放。

       

第七条  借款规定

(一)借款业务流程

1.填写“江西应用工程职业学院借款单”

2.借款人签名,部门负责人审签、分管院领导审签

3.会计审签以前借款金额

4.分管财务院领导、院长审签

5.财务处办理借款手续

(二)借款业务的相关规定

1.差旅费、会议费、招待费和零星采购等小额公用经费支出原则上应通过使用公务卡进行结算,不再办理借款。

2.经批准的同城结算的借款,经办人应于15日内办理报销冲账。

3.经批准的异地结算的借款,经办人应于30日内办理报销冲账。

4.职工离校、退休前及学生离校前,必须结清所有借款。

(三)未按规定核销借款的规定

1.暂付款的使用,坚持前款不清后款不借的原则,确有特殊困难不能按期结清或归还的,必须由经办人写书面说明,经本部门负责人和分管院领导签字并加盖部门公章后提交财务处。

2.对到期未报销(还款)或经财务催账仍未冲销的,又未及时向财务合理说明情况的,财务部门有权停止该部门资金的继续使用(或扣发借款人津贴),直至借款结清为止。

3.自借款之日起30日内必须到财务处归还借款,如有特殊情况的,由借款人写书面证明,并由部分负责人和分管院领导签字。如未按规定报销冲账的,由个人提交保证书,经部门盖章提交财务处,否则财务处将拒绝该部门的再次借款。

条  审批权限

(一)学校各项经费支出根据“谁执行、谁管理、谁负责”的原则,严格按照国家财经法律法规和学校经费管理制度规定的支出范围和审批权限执行。

)在预算范围内,学校实行经费支出逐级审批制度。一次性用款在2万元以内(含2万元)的,由分管财务院领导审批后报销一次性用款在2万~10万元以上的,由院长审批后报销。

)经费支出申请的一般程序为:经办人填写报销单并签字、证明人或验收人签字、部门领导签字、分管校领导签字、财务审核签字、分管财务院领导签字、院长签字。

)对涉及“三重一大”事项的大额度资金使用等重要经济决策应当提交院长办公会讨论决定,主要包括:10万元以上的年度内大额度资金调整和使用(常规结算如水电费、人员工资、奖助学金等除外)、年度预算追加和调整等。

(五)实行经费审批回避制度。项目经费(含科研经费、课题经费)负责人报销支出,须由所在部门领导审批;各部门经费负责人报销支出,须由分管校领导审批;领导报销支出,由行政办公室审核。部门(项目)负责人若有变动,根据学校组织任免通知、人事调配通知或项目负责人授权书调整审批责任人。

财务处负责监督各部门、项目的预算执行情况并对原始单据的真实性、合法性进行审核,对于不按预算列支的经费项目、无预算项目和不符合财务规定的原始支出凭据,坚决予以退回。

 

  本办法由财务处负责解释,自发布之日起执行。